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6/12 新人向け議事録を書く3つのポイント


 

こんにちは、ぽっきーです( ´ ▽ ` )ノ

 

昨日はお客様先で打ち合わせをして、

経理ソフトの決算書の集計機能を変更しました。

このお客様は難易度の高いお客様。

新人さんに議事録を書いてもらっていますが、

難易度も高く業務知識がまだ少ないので

速度も精度も私から指摘されることが多く、辛かったと思います。

それが半年近く同行し、かなり議事録が上手になりました。

今日はその初歩中の初歩となる3つのポイントお話です。

参考までに。

 

✏️その1:要領良くメモを取る

打ち合わせを聴きながらメモを取ることは意外と難しいです。

当たり前ですが打ち合わせ中のメモを早く、正確に、要点を押さえて取ることを心掛けましょう。

・日時

・発言者

・内容

・保留事項

・確定事項

 

メモを取るポイントは別の時にでも。

 

 

✏️その2:社内関係者確認は最速で実施する

自分も関係者も時間が経つと内容を忘れてしまいます。

予め議事録作成時間を考慮して予定を組み、最速で第1版を書き終えましょう。

結果的に間違いなく早く終わります。

 

ちなみに、メモの精度が高ければ工数短縮出来ます。

 

 

✏️その3:結論だけでなく、話題の背景・結論までの過程も記載する

若手の頃の自分がやりがちでしたが、結論だけ記載した議事録は意味が半減します。

なぜその話題が上がったのか、

過程の中で確認したことは何だったのか

そこを記載するということは、例えばシステム外部設計構築時であれば例外処理のパターンや運用ルールを押さえることと同義です。

システムの提案段階であれば、要件の範囲の確定につながりますよ。

 

SEでなくとも、結論しか無いと後から読んだ方が

何故この結論になったのか分からず困惑しますよね?

なので途中過程は必ず記載しましょう。

 

議事録、頑張りましょ〜( ´ ▽ ` )ノ